Selección por proceso, departamento propio o externo: cuánto cuesta cada opción

Cuando hablo con directores generales de empresas que están creciendo, la conversación sobre selección suele llegar al mismo punto: «Cada vez contratamos más, y cada proceso nos cuesta dinero y tiempo. ¿Qué hacemos?». Hay tres respuestas posibles: seguir pagando a una consultora por cada proceso, montar tu propio departamento de selección o contratar uno externo con cuota fija. Ninguna es la mejor para todas las empresas. En esta guía te enseño cuánto cuesta cada una, con números, y cómo saber cuál te conviene.

Las tres formas de cubrir tus vacantes

1. Consultora que cobra por proceso. Le encargas cada vacante y pagas unos honorarios por cada contratación, normalmente un porcentaje del salario bruto anual de la persona. Es flexible: solo pagas cuando la necesitas.

2. Departamento de selección propio. Contratas a un técnico de selección y le das las herramientas: un sistema para gestionar candidatos (ATS), LinkedIn y portales de empleo. Tienes a alguien dedicado, pero con un coste fijo que pagas contrates o no.

3. Departamento de selección externo con cuota fija. Un equipo externo hace de departamento de selección de tu empresa: lleva tus procesos, con sus herramientas, por una cuota mensual cerrada. En el sector se conoce también como RPO o Recruiting as a Service.

Cuánto cuesta cada opción

Estas son las referencias con las que trabajamos. Todas son importes sin IVA y para vacantes en España.

El porcentaje de las consultoras es la referencia de mercado publicada en 2026 (fuente). El coste del departamento propio suma un técnico de selección con experiencia (entre 33.000 y 36.000 € brutos al año, según nuestra experiencia), la Seguridad Social a cargo de la empresa (estimada en torno al 32 %), un ATS, LinkedIn, InfoJobs y otros portales. El desglose completo está en la comparativa de la página del servicio.

Un ejemplo: 12 contrataciones en un año

Pongamos una empresa que prevé 12 contrataciones en el próximo año, con puestos de unos 45.000 € brutos anuales.

Dos matices para que la comparación sea justa. La consultora por proceso solo cobra si se cubre la vacante; en el ejemplo suponemos que se cubren todas. Y el departamento externo cuenta cada vacante cuando se abre, se cubra o no.

Ahora cambia el ejemplo: una empresa que contrata a dos personas al año. Por proceso pagaría entre 18.000 y 22.500 €. Un departamento propio seguiría costando lo mismo, y el plan más pequeño de un departamento externo, 30.000 €. Con ese volumen, lo razonable es pagar por proceso.

Lo que no aparece en ninguna factura

Comparar solo honorarios se queda corto. Hay costes que no llegan en forma de factura y que también cuentan:

• El tiempo de tus directivos. Si no hay nadie dedicado, alguien de dirección redacta ofertas, filtra currículums y coordina entrevistas en lugar de hacer su trabajo.
• Los candidatos sin respuesta. Cada persona que no vuelve a saber nada habla de tu empresa. La imagen como empleador se construye en cada proceso.
• El historial que se pierde. Si los candidatos viven en correos y hojas de cálculo, cada búsqueda empieza de cero.
• La dependencia de una persona. Con un departamento propio de una sola persona, sus vacaciones, sus bajas o su salida paran la selección.
• El coste de equivocarse. Una mala contratación cuesta mucho más que cualquier honorario. Te explicamos cómo calcularlo en esta guía: lo que cuesta una mala contratación.

Cuándo conviene cada opción

• Pagar por proceso conviene si contratas una, dos o tres personas al año, o si la vacante es tan específica que necesita una búsqueda a medida, como un headhunting de un directivo.
• Un departamento propio empieza a tener sentido cuando el volumen de contratación es muy alto y estable, y puedes asumir un equipo, sus herramientas y su gestión.
• Un departamento externo con cuota fija encaja en el punto intermedio: empresas que contratan varias veces al año, no tienen departamento de selección y quieren un coste cerrado.

Lo que debes exigir, elijas lo que elijas

El precio importa, pero lo que de verdad decide si aciertas es el método. Sea cual sea la opción, pregunta por estas cinco cosas:

1. Un perfil definido por competencias, no solo por requisitos y años de experiencia.
2. Entrevistas estructuradas con metodología STAR: el candidato cuenta situaciones reales, qué hizo y qué resultado obtuvo.
3. Análisis de los incidentes críticos del puesto, para saber cómo actuará cuando de verdad importa.
4. Un plazo claro para ver a los primeros candidatos.
5. Respuesta a todos los candidatos y una garantía si la persona se va en los primeros meses.

Es lo que hacemos en Crearte con el Método CREARTE. En nuestro departamento de selección externo, Susana González y yo estamos al frente de cada proceso y entrevistamos a los finalistas por competencias. Además presentamos a los mejores candidatos en 7 días hábiles, damos feedback a todos los candidatos y ofrecemos una garantía de sustitución de 3 meses.

Haz la cuenta con tus números

Si quieres saber qué te costaría cada opción con tus vacantes y tus salarios, hemos preparado una calculadora de cinco preguntas. Te dice qué plan te encaja, lo compara con pagar por proceso y con montar tu propio departamento, y te enseña el contrato antes de hablar con nosotros.

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