Recrutamento por processo, departamento próprio ou externo: quanto custa cada opção

Quando falo com diretores-gerais de empresas em crescimento, a conversa sobre recrutamento chega quase sempre ao mesmo ponto: «Contratamos cada vez mais, e cada processo custa-nos dinheiro e tempo. O que fazemos?». Há três respostas possíveis: continuar a pagar a uma consultora por cada processo, montar o seu próprio departamento de recrutamento ou contratar um externo com quota fixa. Nenhuma é a melhor para todas as empresas. Neste guia mostro-lhe quanto custa cada uma, com números, e como saber qual lhe convém.

As três formas de preencher as suas vagas

1. Consultora que cobra por processo. Encarrega-a de cada vaga e paga honorários por cada contratação, normalmente uma percentagem do salário bruto anual da pessoa. É flexível: só paga quando precisa.

2. Departamento de recrutamento próprio. Contrata um técnico de recrutamento e dá-lhe as ferramentas: um sistema para gerir candidatos (ATS), LinkedIn e portais de emprego. Tem alguém dedicado, mas com um custo fixo que paga contrate ou não.

3. Departamento de recrutamento externo com quota fixa. Uma equipa externa funciona como o departamento de recrutamento da sua empresa: gere os seus processos, com as suas ferramentas, por uma quota mensal fechada. No setor é também conhecido como RPO ou Recruiting as a Service.

Quanto custa cada opção

Estas são as referências com que trabalhamos. Todos os valores são sem IVA e para vagas em Espanha.

A percentagem das consultoras é a referência de mercado publicada em 2026 (fonte, em espanhol). O custo do departamento próprio soma um técnico de recrutamento com experiência (entre 33 000 e 36 000 € brutos por ano, segundo a nossa experiência), a Segurança Social a cargo da empresa (estimada em cerca de 32 %), um ATS, LinkedIn, InfoJobs e outros portais. O detalhe completo está na comparação da página do serviço.

Um exemplo: 12 contratações num ano

Imagine uma empresa que prevê 12 contratações no próximo ano, para funções de cerca de 45 000 € brutos anuais.

Duas ressalvas para que a comparação seja justa. A consultora por processo só cobra se a vaga for preenchida; no exemplo assumimos que todas o são. E o departamento externo conta cada vaga quando é aberta, seja preenchida ou não.

Agora mude o exemplo: uma empresa que contrata duas pessoas por ano. Por processo pagaria entre 18 000 e 22 500 €. Um departamento próprio continuaria a custar o mesmo, e o plano mais pequeno de um departamento externo, 30 000 €. Com esse volume, o razoável é pagar por processo.

O que não aparece em nenhuma fatura

Comparar apenas honorários fica aquém. Há custos que não chegam em forma de fatura e que também contam:

• O tempo dos seus diretores. Se não houver ninguém dedicado, alguém da direção redige anúncios, filtra currículos e coordena entrevistas em vez de fazer o seu trabalho.
• Os candidatos sem resposta. Cada pessoa que nunca mais sabe nada fala da sua empresa. A imagem como empregador constrói-se em cada processo.
• O histórico que se perde. Se os candidatos vivem em e-mails e folhas de cálculo, cada pesquisa começa do zero.
• A dependência de uma pessoa. Com um departamento próprio de uma só pessoa, as suas férias, baixas ou saída param o recrutamento.
• O custo de errar. Uma má contratação custa muito mais do que qualquer honorário. Explicamos como calculá-lo neste guia: quanto custa uma má contratação.

Quando convém cada opção

• Pagar por processo convém se contrata uma, duas ou três pessoas por ano, ou se a vaga é tão específica que precisa de uma pesquisa à medida, como um headhunting de um executivo.
• Um departamento próprio começa a fazer sentido quando o volume de contratação é muito alto e estável, e pode assumir uma equipa, as suas ferramentas e a sua gestão.
• Um departamento externo com quota fixa encaixa no ponto intermédio: empresas que contratam várias vezes por ano, não têm departamento de recrutamento e querem um custo fechado.

O que deve exigir, escolha o que escolher

O preço importa, mas o que realmente decide se acerta é o método. Seja qual for a opção, pergunte por estas cinco coisas:

1. Um perfil definido por competências, não apenas por requisitos e anos de experiência.
2. Entrevistas estruturadas com a metodologia STAR: o candidato conta situações reais, o que fez e que resultado obteve.
3. Análise dos incidentes críticos da função, para saber como irá agir quando realmente importa.
4. Um prazo claro para ver os primeiros candidatos.
5. Resposta a todos os candidatos e uma garantia se a pessoa sair nos primeiros meses.

É o que fazemos na Crearte com o Método CREARTE. No nosso departamento de recrutamento externo, a Susana González e eu estamos à frente de cada processo e entrevistamos os finalistas por competências. Além disso, apresentamos os melhores candidatos em 7 dias úteis, damos feedback a todos os candidatos e oferecemos uma garantia de substituição de 3 meses.

Faça as contas com os seus números

Se quiser saber quanto lhe custaria cada opção com as suas vagas e os seus salários, preparámos uma calculadora de cinco perguntas. Diz-lhe que plano se ajusta, compara-o com pagar por processo e com montar o seu próprio departamento, e mostra-lhe o contrato antes de falar connosco.

Escolha o seu plano: custos e benefícios

Perguntas frequentes